Dowody osobiste, paszporty i inne dokumenty publiczne mogą być legalnie kopiowane wyłącznie w celach urzędowych, służbowych lub zawodowych, określonych na podstawie odrębnych przepisów.
Ile razy zdażyło się, że chcąc wypożyczyć narty lub rower wodny byliśmy zmuszeni do okazania i pozostawienia dowodu osobistego, który później był kserowany? Firmy w ten sposób starały się zabezpieczyć przed ewentualną kradzieżą. Od 12 lipca takie praktyki będą surowo karane. Wtedy, po półrocznym vacatio legis, w życie wejdzie w życie ustawa o dokumentach publicznych z 22 listopada ubiegłego roku. (Dz. U. Poz. 53), która przewiduje nawet 2 lata więzienia za kserowanie dokumentów.
Nie zostawiaj dowodu w zastaw
Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że nikt zgodnie z prawem nie jest uprawniony do zmuszenia nas, abyśmy pozostawili dowód osobisty w zamian za np. wypożyczenie sprzętu. Rower wodny czy łódka wypożyczone tylko na godzinę, a dowód leży spokojnie w szufladzie firmy, która wypożyczyła sprzęt. Należy jednak pamiętać, że godzina to wystarczająco dużo czasu, aby ktoś (niekoniecznie pracownik firmy) wyjął dowód i skopiował nasze dane. Osoba ta może dzięki nim zaciągnąć pożyczkę, zrobić zakupy przez internet, a także zawrzeć umowę np. z operatorem telefonii komórkowej.
Zatrzymywanie dowodu, jak i innych dokumentów (paszport, prawo jazdy), które potwierdzają tożsamość prowadzi nie tylko do naruszenia krajowych przepisów, ale także zasad zawartych w ogólnym rozporządzeniu ochronie danych (art 5. RODO).
Nie pozwalaj zrobić ksera
Kserowanie dokumentów ciągle naraża nas na te same niebezpieczeństwa. Dlatego nie gódźmy się na to nawet wtedy, gdy przedsiębiorca tłumaczy, że to jest wymagane do dochodzenia ewentualnych roszczeń, np. za zniszczony czy nieoddany sprzęt. Do tego wystarczające powinno być spisanie z dokumentu informacji, np. imienia i nazwiska czy numeru PESEL Nieuzasadnione jest jednak przetwarzanie wszystkich danych widniejących np. w dowodach osobistych. Innym rozwiązaniem jest też wpłacenie kaucji za wypożyczony sprzęt.
Jeżeli przedsiębiorca postanowił spisać twoje dane z dowodu osobistego, to domagaj się, by po tym jak zwrócisz wypożyczony sprzęt, usunął je albo zwrócił ci formularz lub notatkę, którychj je zapisał.
Z podobnymi żądaniami o pozostawienie dokumentu albo pozwolenie na jego skopiowanie możemy się spotkać choćby w hotelowej recepcji. Nie wolno tego robić. Pracownik recepcji może jedynie poprosić nas o przedstawienie dokumentu w celu ustalenia naszej tożsamości. To oznacza, że recepcjonista ma prawo wglądu do naszego dowodu osobistego, ale nie do jego kopiowania czy zatrzymywania.
Chroń swoje dane
Przykładem innej sytuacji, gdy w okresie wakacyjnym jesteśmy narażeni na utratę danych jest poszukiwanie pracy tymczasowej, np. przy zbiorze owoców lub w gastronomii. Niestety, wśród prawdziwych ogłoszeń są i takie, których celem jest pozyskanie jak najdokładniejszych informacji na nasz temat. Warto więc bardzo dokładnie analizować takie treści i szczególną ostrożność zachować, gdy potencjalny pracodawca chce byśmy oprócz podstawowych danych na swój temat i wskazania danych do kontaktu, podali także np. numer PESEL i udostępnili skany naszych dokumentów tożsamości, co nie jest niezbędne w procesie rekrutacji.
Naszą czujność powinno wzbudzić także takie ogłoszenie, w którym podany jest link kierujący do dodatkowego formularza w internecie. Należy też uważać, gdy potencjalny pracodawca, który nie jest nam znany, wysłała nam taki formularz w załączniku, który może być zainfekowany złośliwym oprogramowaniem.
Pamiętajmy, że do celów rekrutacyjnych pracodawca uprawniony jest do pozyskiwania tylko takich danych jak: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
/UODO, publ. MG/
