W ciągle zmieniającej się rzeczywistości, w okresie dużych przemian, które mają także wpływ na funkcjonowanie różnych instytucji, biblioteka musi wychodzić naprzeciw ciągle rosnącym wymaganiom czytelnika i starać się dostosować do jego potrzeb.
Z tego też względu, w Bibliotece Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Raciborzu wprowadzono kompleksowy
system zarządzania biblioteką PROLIB M21. PROLIB umożliwia pełną automatyzację czynności związanych z gromadzeniem, opracowaniem, udostępnianiem zbiorów bibliotecznych oraz wyszukiwaniem informacji o nich, a także wszystkich operacji związanych z obsługą czytelników. System pozwala udostępniać katalog w sieci Internet, dzięki czemu czytelnicy z dowolnego komputera na świecie mogą nie tylko przeglądać katalog, zamawiać, rezerwować i wypożyczać dokumenty ze zbiorów swojej biblioteki, ale także tworzyć przydatne do nauki oraz wykonywanej pracy zestawienia literatury.
Z początkiem roku akademickiego 2009/2010 Biblioteka PWSZ rozpoczęła wdrażanie nowego systemu bibliotecznego oraz elektroniczną obsługę kont czytelniczych. Zintegrowana elektroniczna legitymacja studenta PWSZ została jednocześnie legitymacją biblioteczną.
Możliwości systemu
Współczesne czasy charakteryzują się nieustającym pośpiechem i związanym z tym brakiem czasu. Czytelnikom zależy na jak najszybszym dotarciu do poszukiwanej pozycji, zamówieniu jej i wypożyczeniu. Nie są zainteresowani czasochłonnym wertowaniem tradycyjnych katalogów lub odwiedzaniu kolejnych filii bądź bibliotek bez pewności, czy znajdą w nich potrzebny dokument. Dlatego też w procesie automatyzacji bibliotek systematycznie wzrasta rola katalogu OPAC jako narzędzia bezpośrednio dedykowanego czytelnikowi.
W obecnej wersji OPAC WWW zapewnia różnorodne możliwości przeszukiwania bazy danych, zapamiętywanie wyników wyszukiwania i przesyłanie ich na własne konta pocztowe użytkowników. Wyszukiwanie odbywa się według słów w oparciu o indeksy: tytułów, autorów, serii, ISBN i ISSN oraz haseł przedmiotowych. Przy wyszukiwaniu czytelnicy mają możliwość zawężenia poszukiwań poprzez określenie typu dokumentu np. książka, artykuł. Z poziomu katalogu OPAC czytelnik uzyskuje informację o bieżącej dostępności wyszukanych pozycji, o statusach książek i możliwości ich zamówienia oraz ma również dostęp do własnego konta z możliwością dokonywania rezerwacji, zamówień i wypożyczeń. Czytelnik logujący się do Opaca na własne hasło ma możliwość sprawdzenia swoich danych osobowych, wyświetlenia listy dokumentów wypożyczonych, udostępnionych, zamówionych (przed wysłaniem zamówienia oraz w trakcie jego realizacji) oraz zarezerwowanych. Ponadto może zapoznać się z własną historią wypożyczeń, zwrotów, prolongat, zamówień i rezerwacji od momentu zapisania się w bibliotece.
Strategia poszukiwań
Czytelnicy bardziej zaawansowani w posługiwaniu się OPAC-iem WWW korzystają z opcji Strategia poszukiwań. Umożliwia ona nie tylko wszechstronne przeszukiwanie katalogu biblioteki, ale również łączenie pojedynczych strategii, tworzenie zestawień tematycznych, zapamiętywanie ich wyników i przesyłanie na swoje konto pocztowe.
Nowości
Jedną z poszukiwanych przez czytelnika informacji jest lista nowości wydawniczych zakupionych przez bibliotekę. Użytkownik OPAC-a WWW może sprawdzić, o jakie nowe książki w ciągu ostatnich 30 dni powiększyły się zbiory biblioteczne, może uzyskać informacje o ich dostępności, a następnie zamówić je bądź zarezerwować.
Informacje o czytelniku, czyli możliwości i przywileje konta użytkownika
Informacje o czytelniku to opcja, w której zarejestrowany użytkownik może sprawdzić swój status, limity i uprawnienia do niego przypisane, daty zwrotu wypożyczonych lub udostępnionych dokumentów oraz listę pozycji zarezerwowanych, zamówionych, będących w trakcie realizacji i oczekujących na czytelnika w wypożyczalni lub czytelni. Dodatkowo użytkownik może przejrzeć historię wszystkich operacji dokonanych na jego koncie (od momentu zapisu do biblioteki), zobaczyć naliczone przez system opłaty, łącznie z informacją o ich statusie, sposobie rozliczenia i dodatkowych uwagach dopisanych przez bibliotekarza. W OPAC WWW użytkownik może zobaczyć zarówno opłatę, którą powinien uiścić, jak i kwotę, którą istotnie zapłacił. Kolejną opcją, przydatną użytkownikowi, jest możliwość wprowadzenia lub zmiany swojego adresu emailowego. Jednak najbardziej cenioną przez czytelników opcją jest samodzielne prolongowanie dokumentów w poprzez moduł OPAC WWW. Jeśli stan konta czytelnika jest zgodny z regulaminem biblioteki, a pozycje przez niego wypożyczone nie są zarezerwowane, wtedy może on samodzielnie przedłużyć termin ich zwrotu. Czytelnik ma prawo do jednorazowej prolongaty książek.
Customer service, czyli o czym czytelnik nie musi pamiętać.
Konstruowanie przyjaznego modułu OPAC WWW polega nie tylko na udostępnieniu użytkownikowi możliwości wszechstronnego przeszukiwania katalogu biblioteki, ale również na prowadzeniu z nim dialogu i informowaniu go o wszelkich zmianach zachodzących na jego koncie. Przykładem takiej funkcjonalności jest komunikowanie czytelnikowi o położeniach dokumentów, które może zamówić lub zarezerwować. Kolejnym ułatwieniem dla użytkownika jest automatyczne informowanie go za pomocą poczty elektronicznej o zmianach statusów zarezerwowanych i zamówionych przez niego dokumentów. W systemie PROLIB czytelnik może rezerwować pozycje niedostępne w danej chwili w bibliotece (wypożyczone lub udostępnione). Zamawiać natomiast może te pozycje, które znajdują się na miejscu. W momencie rezerwowania dokumentu czytelnik nie wie, kiedy pierwszy wolny egzemplarz zostanie zwrócony. Gdy to się stanie, dokument zmienia status z rezerwacji na zamówienie i czytelnik w określonym przez bibliotekę czasie powinien wysłać zamówienie. Aby nie musiał codziennie zaglądać do swojego konta i sprawdzać listy zamówień i rezerwacji, w momencie zmiany statusu pozycji wysyłany jest do czytelnika e-mail z informacją o zamówionym dokumencie oraz z datą, do której powinien wysłać zamówienie. Podobnie sytuacja wygląda przy realizacji zamówienia. W chwili, gdy dokument trafia do wypożyczalni bądź czytelni czytelnik jest automatycznie powiadamiany, że może odebrać zamówioną przez siebie pozycję. Oprócz informowania o statusach system informuje czytelnika również o przekroczonych limitach, blokadzie konta oraz upływie daty zwrotu dokumentów. Ta ostatnia funkcjonalność została poszerzona o automatyczne informowanie czytelnika o zbliżaniu się daty zwrotu. Kilka dni przed upływem terminu (5 dni) czytelnik otrzymuje e-mail z informacją o zbliżającej się dacie zwrotu wypożyczonych pozycji. System w ten sposób zdejmuje z czytelnika obowiązek pamiętania o termie oddania dokumentów, a ponadto daje mu dodatkową możliwość samodzielnego ich prolongowania.
Rejestracja czytelników on-line
Funkcjonalnością PROLIBA jest rejestracja nowych czytelników przez OPAC WWW. Czytelnik wysyła swoje dane osobowe i adresowe za pomocą odpowiedniego formularza i zgłasza się w ciągu 14 dni do biblioteki wyłącznie w celu ich potwierdzenia oraz aktywowania konta. Jednak od razu po wysłaniu formularza otrzyma numer i hasło czytelnika, za pomocą których będzie mógł zalogować się na swoje konto. Jeśli w określonym terminie nie zjawi się w bibliotece, jego dane zostaną usunięte z systemu. Mechanizm ten pozwala na usprawnienie zapisów oraz skrócenie czasu oczekiwania czytelnika na założenie własnego konta, a po jego aktywacji na rozpoczęcie procesu zamawiania i rezerwacji dokumentów.
Nowe technologie informatyczne automatyzują wiele procesów związanych z obsługą czytelnika w bibliotece. Czytelnicy, którzy korzystają z biblioteki często, tj. raz w tygodniu lub kilka razy w tygodniu, maja zdecydowanie bardziej pozytywne nastawienie zarówno do zbiorów, jak i oferowanych usług od korzystających z niej dużo rzadziej. Znaczącą rolę w tym procesie odgrywa katalog OPAC WWW jako narzędzie stanowiące wizytówkę biblioteki i jej zbiorów. Podnoszenie poziomu usług i dążenie do wysokiej efektywności są działaniami podejmowanymi prawie w każdej współczesnej instytucji – w tym także i w bibliotece. Biblioteki, a w szczególności biblioteki akademickie, są instytucjami usługowymi, których celem jest jak najlepsze zaspokojenie potrzeb użytkowników.
mgr Zenona Mrożek, Dyrektor Biblioteki PWSZ
Zaczerpnięto z Eunomii nr 3 (34) / marzec 2010
Czytaj również:
– inne artykuły zaczerpnięte z Eunomii
Rynek pracy, edukacja, depopulacja
.jpg "Remont zabytkowego spichlerza chłopskiego w Raciborzu zakończony")
Skoro bibliotece tak bardzo zależy na szybkiej obsłudze czytelników to dlaczego na realizację rewersu trzeba czekać nawet do godziny?
Powiedz w jakiej bibliotece na wyższej uczelni czeka się 5 minut, nie licząc wydziałowych i instytutowych? Ja takiej nie znam. W wielu wydziałowych czeka się nawet ponad godzinę. Biblioteka na wyższych uczelniach to nie to samo co biblioteka w szkole średniej, gdzie ci wydają od ręki. Trzeba było iść do szkoły policealnej, korzystałbyś z biblioteki w szkole średniej, baardzo średnio zresztą zaopatrzonej.